Posta Elettronica e Comunicazione Efficace: Come scrivere BENE una proposta via Email

Spesso capita di dover presentare via email una proposta dettagliata di qualsiasi genere: per il lavoro, per un nostro progetto, per cercare collaboratori o semplicemente rispondere ad un annuncio, ad un bando o per candidarci in un concorso. Ciò che accomuna ognuno di questi contesti, è il dover investire molto tempo (a volte ore) nella stesura di un’email che, auspicabilmente, ci metterà in contatto in maniera adeguata e con le persone giuste, auspicabilmente interessate a ciò che proponiamo.

Questa semplice procedura spesso comporta alcuni inconvenienti, tra cui:

  1. la nostra proposta viene rilegata nella cartella di spam del destinatario e, se questa persona non è consapevole di dover tener sempre sotto controllo quella cartella nel suo account, probabile che non riesca neanche a risponderci in tempi brevi
  2. In altre situazioni il nostro messaggio potrebbe non arrivare per niente (nel caso contenga allegati di dimensioni eccessive per le esigenze – limitazioni o impostazioni del server aziendale verso cui stiamo inviando la posta.

Insomma, ci sono tanti motivi per trovare un modo diverso di comunicare contenuti importanti e “vitali” per il nostro futuro professionale e personale.

Cosa fare in questi casi? Personalmente credo sia meglio incontrare la persona a cui vogliamo parlare o telefonarle, così da poterle avanzare la proposta a voce. Così facendo sarà per noi chiaro se è il caso di proseguire o meno nella trattativa. Solo in caso di interesse, allora confermeremo il tutto via email, così che la persona attenda il nostro messaggio e sia consapevole e motivata di doverci fornire un riscontro velocemente.

Questo funziona perché parliamo molto più velocemente di quanto scriviamo. Tra l’altro, il 70% delle persone, quando si trovano di fronte ad un’email lunga, neanche la leggono attentamente, perché cercano di coglierne solo gli aspetti essenziali. Questo, a detrimento del messaggio e delle intenzioni finali che, a dirla grossa, avranno sicuramente bisogno di essere approfondite in un continuo andirivieni di riscontri, pareri e opinioni che non serve né a noi né al destinatario.

Ricorda, quindi, che è molto meglio far sapere la tua proposta di persona o telefonicamente, ascoltare l’opinione della persona e solo successivamente confermare i “prossimi passi” via email. Così facendo lavorerai molto più spedito in tante situazioni, da quelle meno importanti a quelle più determinanti per la tua carriera.

E se posso esserti utile per seguirti nelle tue trattative e nel poterti indirizzare verso metodiche più produttive e “certe” per i tuoi obiettivi di business, considerami a tua disposizione. Se intanto vuoi conoscermi meglio, ti invito a consultare il mio libro sulla Produttività Digitale – e magari leggerti altri articoli su questo argomento che trovi nel blog. Poi, magari, mi chiami al (+39)3475186624 o mi scrivi all’indirizzo email david@davidberti.com

david berti produttivita digitale consulenza ict perugia autore libro comunicazione design