Come trasformare ed evolvere un filing system

Ogni sistema di filing ha un lifecycle, equivalente alla durata della sua utilità per la persona, l’entità o per la società che lo adotta. Esaurita la sua utilità attuale, il sistema di produttività si adegua sottostando alle nuove esigenze: si trasforma in tutto o in parte.

Per evolversi in maggiore o minore complessità, il sistema deve essere prima di tutto decontestualizzato, poichè solo astraendolo dagli elementi che ha gestito, può essere analizzato nella qualità delle sue parti. L’operazione di decontestualizzazione ci permette di lavorare con l’ossatura del nostro sistema di filing: a seconda della sua entità ed articolazione, per effettuare questa procedura bastano carta e penna, o un qualsiasi programma simil-Excel o di mappatura mentale.

In totale astrazione, ricollocati i suoi elementi, rivisitate le sue macroaree di funzionamento, ridefiniti i suoi scopi ed eventualmente adeguata la nomenclatura cui sottostaranno i suoi dati, il sistema è pronto per essere riapplicato: si integra o reintegra l’ossatura del nuovo sistema all’interno del filing system che già usiamo.

Non ci resta che contestualizzare nuovamente il sistema di filing, applicandolo ai nostri contenuti, spostando e riadeguando i files o le loro nomenclature a seconda del nuovo ordine prescelto.

Architettura e Architettura dell’Informazione: dal rappresentare all’informare

Ognuno di noi, come architetto dell’informazione, al pari di un vero architetto, non parliamo di “verità” dei nostri progetti, ma ci focalizziamo su quante strade un progetto può aprire, su quale funzionalità e utilità il nostro lavoro può ricoprire per le persone che usufruiranno di un nostro progetto.

A muovere le nostre scelte sono le parole “funzionamento” e “utilità”, termini che ci permettono di ponderare al meglio la qualità delle nostre idee e la loro applicabilità-implementabilità.

L’architettura dell’Informazione determina rapporti di forza, l’esistenza di sovrastrutture nel complesso dell’opera che stiamo realizzando; l’architettura dell’Informazione è un motore di relazioni, strutturante nella società.

Il grande Louis Kahn, un architetto di fama mondiale, ha proposto un semplice ragionamento estetico che ci dimostra quanto la rivoluzione informatica da cui siamo permeati oggi estenda concettualmente il suo campo all’architettura.

“Se chiediamo all’architettura Che cosa vuoi essere?
lei ci risponderà:
“Esisto in quanto rappresento,
Esisto in quanto funziono,
Esisto in quanto informo”

Con l’epoca moderna e la diffusione dell’informatica nelle nostre vite, è avvenuto un passaggio nella coscienza collettiva e nelle forme rappresentazionali con cui ci esprimiamo: dal rappresentare siamo passati all’informare.

Le Discipline Fondamentali della User Experience

Quali discipline costituiscono l’ampio bacino di conoscenze che chiamiamo “User Experience” (UX, Esperienza Utente)? Eccoli elencati:

1 – User Research – Ricerca sugli Utenti
Capire e conoscere le persone che usano un prodotto o un sistema attraverso l’osservazione.

2 – Content Strategy – Strategia dei Contenuti
Pianifica la creazione, la consegna e la manutezione di contenuto utile e usabile;

3 – Information Architecture – Architettura dell’Informazione
identifica e organizza l’informazione in un prodotto o sistema in modo significativo e mirato.

4 – Interaction Design – Design dell’Interazione
crea comportamenti interattivi di un prodotto o sistema con un focus specifico sul loro uso;

5 – Visual Design – Design visuale e grafico
Disegnare le qualità visive di un prodotto o sistema che siano esteticamente piacevoli.

6 – Usability and Analytics – Usabilità e Analitiche
Misurare la qualità dell’esperienza utente durante l’interazione con un prodotto o sistema

Sito perfetto in 10 mosse: Cosa NON FARE MAI sul Tuo Sito Aziendale

Stai pensando di rifare il sito internet? Prima di fare qualsiasi mossa FERMATI e leggiti questa lista di indicazioni per poter partire subito con le idee chiare.

1 – Non sottovalutare MAI l’importanza della navigabilità del tuo sito internet. Cos’è la navigabilità? E’ la facilità con cui il tuo cliente può navigare il tuo portale e scoprire contenuti che gli possono interessare. Una buona navigabilità innesca un ciclo virtuoso per cui più facilmente trovo qualcosa, maggior fiducia ripongo nell’azienda che ha pubblicato quei materiali, più è facile che voglia entrare in contatto con l’azienda in qualche modo.

2 – Non pubblicare contenuti irrilevanti o che contengano troppi link, oppure troppi video (evita come la peste la funzione auto-play degli eventuali video che decidi di embeddare – cioè includere – nelle pagine del tuo sito) o troppe pubblicità di servizi “terzi”.

3 – Non rendere troppo complessa la compilazione dei tuoi contact form. Tra l’altro, i tuoi form di contatto, dovrebbero essere molto ben visibili in ogni occasione.

4 – Non rendere difficile la navigazione dei tuoi contenuti (per esempio con design stravaganti o troppo “alternativi”). L’utente che non trova ciò che cerca o che non riesce ad utilizzare il tuo sito se ne va ancor prima di averlo letto!

5 – Non usare troppi colori nella composizione dell’interfaccia utente. E, mi raccomando, cerca di usare sempre font ben leggibili sia da schermi grandi che piccoli!

6 – Non includere troppo testo o troppe immagini in ogni pagina, perché la maggior parte dei tuoi utenti potrebbero annoiarsi e andarsene ancor prima di aver seriamente valutato l’opportunità di lavorare con te o perlomeno entrare in contatto via form o riferimenti.

7 – Non sottovalutare il valore della SEO. Cerca di ottimizzare quanto possibile tutto l’ottimizzabile sul tuo sito o sulle pagine su cui vuoi far confluire maggiormente il traffico.

8 – Non dimenticarti di testare sempre il tuo sito web da quante più periferiche e schermi possibili, nonché navigandolo da diversi web browser.

9 – Non lasciare “desolate” le pagine dei tuoi social network. Aggiungi quanto possibile nuovi contenuti così che i tuoi link saranno visitati più spesso dai crawler – e quindi i tuoi siti saranno ritenuti più interessanti e validi anche da Google.

10 – Non tagliar fuori i vecchi clienti dal tuo sito. Le testimonianze sono uno strumento importantissimo per la reputazione tua e dei tuoi servizi o prodotti. Il 72% dei consumatori afferma di fidarsi dei testimonial online quanto dei consigli ricevute da persone di fiducia. La loro valenza resta quasi uguale!

PS. Se cerchi altri suggerimenti o stai per effettuare un restyling del sito della tua azienda, ne trovi altri di utili cliccando qui, in un altro articolo che ho preparato proprio per te!

Sito efficace in 10 mosse: la checklist per effettuare il restyling del tuo sito aziendale

Stai pensando di rifare il sito internet? Prima di fare qualsiasi mossa FERMATI e leggiti questa lista di indicazioni per poter partire subito con le idee chiare.

1 – Investi nella sicurezza del tuo portale: non potrai averne la certezza assoluta, ma la tua azienda deve almeno puntare ad essere quanto più al riparo possibile da attacchi informatici, di qualsiasi genere essi siano.

2 – Falla Semplice. Adotta il principio KISS (Keep it Simple, Stupid!) anche per i tuoi contenuti: troppe call to action (CTA) e troppo testo possono essere controproducenti per la tua comunicazione. Testa continuamente e cerca di trovare un punto di equilibrio adeguato per il tuo sito.

3 – Permetti ai tuoi potenziali contatti e clienti di contattarti facilmente anche dalle pagine internet del tuo sito.

4 – Crea una barra di navigazione che sia chiara ed autoesplicativa ma, soprattutto, assicurati che la gerarchia in cui i contenuti sono disposti rispecchi l’interesse dei tuoi utenti.

5 – Usa colori e caratteri (font) che agevolino la lettura dei tuoi contenuti.

6 – Punta a comporre almeno 250 parole di testo per ogni singola pagina, con parole chiave (keywords) rilevanti e 2 immagini coerenti con il contenuto di cui parli.

7 – Sfrutta lo strumento che Google AdWords ti mette a disposizione per capire come puoi usare al meglio le tue keywords. Seguendo i suggerimenti, ottimizzerai il tuo copy e la tua indicizzazione (SEO) migliorerà gradualmente nel tempo.

8 – Assicurati che il tuo sito web sia facilmente consultabile e fruibile dal tablet e smartphone. Assicurati che sia semplice da navigare per i tuoi utenti target e che gli utenti possano contattarti agevolmente anche dai dispositivi con schermi più piccoli.

9 – Aggiungi i bottoni social (quelli che ti permettono di condividere i contenuti tramite i vari canali social) per condividere i tuoi contenuti in rete.; ricordati di produrre sempre contenuti “freschi” e aggiornati.

10 – Aggiungi una pagina di referenze che mostri ai tuoi potenziali clienti quanto vali, e quanto sono validi i tuoi servizi.

I Due Obiettivi dell’Architettura dell’Informazione

Traggo spunto dal bellissimo post di Federico Badaloni, per proporre alcuni passaggi dell’interessante intervento tenuto da Jorge Arango all’apertura del Summit di Architettura dell’Informazione di Minneapolis, di cui qui trovate la trascrizione in lingua originale.

PS. e se volessi conoscere i tre principi dell’architettura informativa, quest’altro post potrebbe illuminarti 🙂

I due obiettivi dell’architettura dell’informazione

1. Comprendere è creare una struttura attraverso la quale l’informazione è presentata e collocata in un particolare contesto. Il contesto è fondamentale; il luogo è fondamentale. Quando progettiamo un’architettura dell’informazione, stiamo impegnandoci in una nuova modalità di costruzione di luoghi: una modalità che altera la percezione e la comprensione dell’informazione. E’ nostra responsabilità inquadrare l’informazione in modo tale che possa essere compresa correttamente, a prescindere dal contesto attraverso il quale vi accediamo. Questo è ciò che dobbiamo intendere per “architettura”, quando definiamo la nostra disciplina “architettura dell’informazione”.

2. Nel nostro lavoro è fondamentale comprendere che le persone usano prodotti e servizi da noi progettati perché hanno un particolare bisogno di informazione. La trovabilità non è un obiettivo in se stessa. La trovabilità è risolvere bisogni degli esseri umani attraverso l’accesso all’informazione. Il nostro lavoro è facilitare tale accesso. Questo è ciò che dobbiamo intendere per “informazione”, quando definiamo la nostra disciplina “architettura dell’informazione”

Tre Principi dell’Architettura dell’Informazione

Traggo spunto dal bellissimo post di Federico Badaloni, per proporre alcuni passaggi dell’interessante intervento tenuto da Jorge Arango all’apertura del Summit di Architettura dell’Informazione di Minneapolis, di cui qui trovate la trascrizione in lingua originale.

PS. Se vuoi anche conoscere i due obiettivi dell’architettura informativa, potresti voler leggere anche quest’altro articolo.

i Tre Principi dell’Architettura dell’Informazione

1 – L’esperienza cognitiva degli ambienti informativi è simile a quella che si compie negli ambienti fisici. Percepiamo gli ambienti informativi come posti fatti di linguaggio. Gli ambienti informativi che progettiamo sono nuovi tipi di luoghi, (luoghi reali) che sono fatti di linguaggio;

2 – L’architettura dell’informazione è rendere le esperienze di questi luoghi coerenti attraverso diversi contesti e mantenerle allo stesso tempo al servizio degli obiettivi di business, usabilità e trovabilità ad esse collegate. Laddove le altre discipline si concentrano su specifici aspetti di un artefatto – come l’etichetta di una bottiglia di detergente, o il look-and-feel dell’interfaccia di un’applicazione- l’architettura dell’informazione deve lavorare utilizzando i processi di astrazione per derivare i principi che possono essere tradotti in diversi modi, a seconda delle esigenze dei differenti canali. Una struttura di navigazione che funziona bene su un browser web in un laptop dovrebbe funzionare in maniera diversa quando presentata in una applicazione aperta su un touchscreen di 5 pollici, ma il linguaggio dovrebbe essere consistente in entrambi i casi. Per riuscirci, le strutture semantiche devono essere astratte dalle implementazioni concrete;

3 – L’architettura dell’informazione è una disciplina che si concentra nel descrivere sistemi, piuttosto che le varie parti di essi.

Come si Costruisce un Sito Web?

Come si costruisce un sito Internet? Lo sviluppo di un sito è solo l’ultimo step di un iter che vede il susseguirsi di precisi passaggi che dobbiamo – idealmente- sempre compiere con giusto ordine. Questi sono:

Fase 1 – Comprensione
La fase della comprensione implica che raccogliamo e identifichiamo informazioni significative circa lo specifico ambito di lavoro in cui opereremo. Dobbiamo poi identificare obiettivi e valutarli alla luce di un budget ben definito e una consapevolezza delle esigenze di site management di cui il nostro cliente ha bisogno.

Fase 2 – Ragionamento
La fase del ragionamento ha inizio con l’identificazione di gerarchie ben precise tra gli elementi che costruiscono il nostro prodotto sul web; dobbiamo quindi individuare una struttura idonea a presentare le informazioni ed i servizi che vogliamo comunicare al meglio. Dobbiamo quindi identificare le tecnologie necessarie attraverso cui il valore potrà trasparire ed essere comunicato alle persone.

Fase 3 – Progettazione
La fase della progettazione è la più creativa: ci richiede di ricercare colori e stili appetibili al target a cui vogliamo parlare. Dobbiamo quindi delineare un’interfaccia di base e sapere esattamente quali interazioni dovrà ospitare. Si passa quindi al definire e raccogliere tutti i materiali multimediali e contenutistici che andranno a “popolare” il nostro sito (audio, video, testi, ecc) così che tutti gli elementi per la realizzazione del progetto siano nelle nostre mani

Fase 4 – Sviluppo
La fase di sviluppo ci vede perfezionare o preparare – eventuali – testi e contributi che mancano all’appello. Si tratta, in questa fase, di sviluppare template e pagine, così che il sito diventi vivo e accogliente! Infine, si verifica, verifica, verifica, verifica e si identificano tutti i problemi, incompatibilità, errori o bug presenti sul prototipo. Si passano in rassegna e si correggono tutti i vari errori finché il nostro lavoro non è pronto per essere approvato dal cliente e comunicare al mondo!

Mi Serve Davvero un Sito Responsive?

Bella domanda. Cosa è, innanzitutto, un sito responsive? Un sito responsive è un sito costruito (disegnato, ecco perché si chiama “responsive web design” in inglese) in un certo modo, ovvero combinando 3 elementi fondamentali:

Griglie Fluide – invece che costruirsi su dimensioni fisse, le ampiezze degli elementi e dei contenuti variano in base a valori percentuali. E che vvol dì? 🙂 Vuol dire che gli elementi si adattano e si vedono bene da tutti i dispositivi con cui puoi navigare in internet: dal tuo computer, al tuo tablet, al tuo smartphone.

Immagini Flessibili – Le immagini sono contenute in un elemento container al 100% della loro ampiezza. Inoltre, si ridimensionano e sono “flessibili” quando modifichi la dimensione del viewport. Che? Viuport? Si, il viewport è il termine con cui nell’informatica si chiama una area di visualizzazione all’interno dello schermo del nostro computer. Ipotizza che la dimensione del viewport sia la finestra tramite cui tu stai navigando su internet e stai leggendo questa pagina.

Media queries – specificando uno stile per ogni dimensione del viewport – arieccolo – ora possiamo cambiare il layout della pagina basandoci sulle dimensioni dello schermo.

E se te lo stai chiedendo… si, tutte queste tecniche strampalate grazie a cui oggi abbiamo siti responsivi (anche indicato con l’acronimo RWD in qualche articolo che trovi in giro per la Rete) già esistevano molto tempo prima che si iniziassero ad usare per questo scopo! Solo che a nessuno era venuta l’idea di usarle insieme!

I siti web responsivi ormai sono la prassi e la normalità – per fortuna! 🙂 E si, un sito responsive Ti serve perché ormai gli smartphone – coi loro schermi piccoli piccoli – la stanno facendo da padrone sul web, ed è bene che il tuo sito sia facilmente consultabile e leggibile da una fetta di pubblico che ormai sta diventando sempre più grande 🙂

Testare l’architettura informativa con il design centrato sull’utente

Testare l’architettura dell’informazione è possibile applicando un approccio interamente basato sull’utente e la persona finale. Questo approccio si chiama UCD o User Centered (segue la stessa identica logica e filosofia dello User Centered Design, di cui ho parlato in un altro articolo) e, durante la sua implementazione deve necessariamente testare l’effettiva validità degli assunti e delle scelte di design che si effettuano.

La validità degli assunti proposti dal proprio team di lavoro la si testa con utenti reali, persone, in due modi: o si effettuano test di usabilità oppure si effettuano i tree testing.

Il test di usabilità si articola in fasi distinte, – personalmente ho ritenuto importante e utile trattarle in articoli separati per poterle trattare esaurientemente – a cui ho dedicato articoli specifici:
Fase 1 – Progettazione
Fase 2 – Pianificazione
Fase 3 – Conduzione
Fase 4 – Analisi e Report