Ogni sistema di filing ha un lifecycle, equivalente alla durata della sua utilità per la persona, l’entità o per la società che lo adotta. Esaurita la sua utilità attuale, il sistema di produttività si adegua sottostando alle nuove esigenze: si trasforma in tutto o in parte.
Per evolversi in maggiore o minore complessità, il sistema deve essere prima di tutto decontestualizzato, poichè solo astraendolo dagli elementi che ha gestito, può essere analizzato nella qualità delle sue parti. L’operazione di decontestualizzazione ci permette di lavorare con l’ossatura del nostro sistema di filing: a seconda della sua entità ed articolazione, per effettuare questa procedura bastano carta e penna, o un qualsiasi programma simil-Excel o di mappatura mentale.
In totale astrazione, ricollocati i suoi elementi, rivisitate le sue macroaree di funzionamento, ridefiniti i suoi scopi ed eventualmente adeguata la nomenclatura cui sottostaranno i suoi dati, il sistema è pronto per essere riapplicato: si integra o reintegra l’ossatura del nuovo sistema all’interno del filing system che già usiamo.
Non ci resta che contestualizzare nuovamente il sistema di filing, applicandolo ai nostri contenuti, spostando e riadeguando i files o le loro nomenclature a seconda del nuovo ordine prescelto.