Posta Elettronica e Comunicazione Efficace: Come scrivere BENE una proposta via Email

Spesso capita di dover presentare via email una proposta dettagliata di qualsiasi genere: per il lavoro, per un nostro progetto, per cercare collaboratori o semplicemente rispondere ad un annuncio, ad un bando o per candidarci in un concorso. Ciò che accomuna ognuno di questi contesti, è il dover investire molto tempo (a volte ore) nella stesura di un’email che, auspicabilmente, ci metterà in contatto in maniera adeguata e con le persone giuste, auspicabilmente interessate a ciò che proponiamo.

Questa semplice procedura spesso comporta alcuni inconvenienti, tra cui:

  1. la nostra proposta viene rilegata nella cartella di spam del destinatario e, se questa persona non è consapevole di dover tener sempre sotto controllo quella cartella nel suo account, probabile che non riesca neanche a risponderci in tempi brevi
  2. In altre situazioni il nostro messaggio potrebbe non arrivare per niente (nel caso contenga allegati di dimensioni eccessive per le esigenze – limitazioni o impostazioni del server aziendale verso cui stiamo inviando la posta.

Insomma, ci sono tanti motivi per trovare un modo diverso di comunicare contenuti importanti e “vitali” per il nostro futuro professionale e personale.

Cosa fare in questi casi? Personalmente credo sia meglio incontrare la persona a cui vogliamo parlare o telefonarle, così da poterle avanzare la proposta a voce. Così facendo sarà per noi chiaro se è il caso di proseguire o meno nella trattativa. Solo in caso di interesse, allora confermeremo il tutto via email, così che la persona attenda il nostro messaggio e sia consapevole e motivata di doverci fornire un riscontro velocemente.

Questo funziona perché parliamo molto più velocemente di quanto scriviamo. Tra l’altro, il 70% delle persone, quando si trovano di fronte ad un’email lunga, neanche la leggono attentamente, perché cercano di coglierne solo gli aspetti essenziali. Questo, a detrimento del messaggio e delle intenzioni finali che, a dirla grossa, avranno sicuramente bisogno di essere approfondite in un continuo andirivieni di riscontri, pareri e opinioni che non serve né a noi né al destinatario.

Ricorda, quindi, che è molto meglio far sapere la tua proposta di persona o telefonicamente, ascoltare l’opinione della persona e solo successivamente confermare i “prossimi passi” via email. Così facendo lavorerai molto più spedito in tante situazioni, da quelle meno importanti a quelle più determinanti per la tua carriera.

E se posso esserti utile per seguirti nelle tue trattative e nel poterti indirizzare verso metodiche più produttive e “certe” per i tuoi obiettivi di business, considerami a tua disposizione. Se intanto vuoi conoscermi meglio, ti invito a consultare il mio libro sulla Produttività Digitale – e magari leggerti altri articoli su questo argomento che trovi nel blog. Poi, magari, mi chiami al (+39)3475186624 o mi scrivi all’indirizzo email david@davidberti.com

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Produttività con la Posta Elettronica: Come scrivere Email molto lunghe

Cosa fare quando, in determinate situazioni, non puoi inviare un’email stringata, e devi invece scrivere paragrafi su paragrafi?  Di situazioni in cui devi scrivere email lunghe ce ne sono molte! E in quell’occasione, puoi ricordarti di fare quanto segue:

Se la tua email copre vari argomenti, assicurati di suddividerli in una lista ed enumerarli così da agevolare non solo la lettura del messaggio, ma anche l’iter di formulazione della risposta del tuo interlocutore.

Perché preferire gli elenchi numerati a quelli puntati? Perché un approccio di questo genere permetterà al tuo interlocutore di risponderti più facilmente e gli agevolerai un sacco la vita (in realtà ve la agevolerete, in una win-win situation), anche se ora magari non te ne rendi conto.

Se poi vuoi approfondire questo argomenti e conoscere tante tecniche in più, ti consiglio di partire con il mio libro e magari poi contattarmi per una consulenza mirata sulle Tue esigenze!

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Come posso rinominare – cioè cambiare il nome di – un file?

Un’operazione di base che dobbiamo essere sempre pronti ad effettuare durante la nostra sessione d’utilizzo del computer è quella con cui cambio il nome di un qualsiasi file. Nominare in maniera chiara ed immediata il file è un’operazione importante e che consiglio sempre perché, quando in una schermata troviamo tantissimi files diversi è essenziale riuscire a trovare facilmente e velocemente quello di nostro interesse. Ricordiamoci che il nome del nostro file deve essere sempre (1) facile da leggere e da trovare e (2) autoesplicativo, cioè deve spiegarsi da sé, senza doverne necessariamente verificare il contenuto.

Quando voglio modificare il nome di un file, posso seguire vari sistemi. Di tutti i vari metodi che hai a disposizione, e che ti funzioneranno su tutti i computer dove potresti trovarti a lavorare, secondo me i più semplici sono i seguenti:

Metodo 1 per rinominare un file qualsiasi

  1. Andare sull’oggetto di nostro interesse – posizionandoci su un punto della (1) sua icona, cioè sul disegno che contraddistingue il file e la sua tipologia rispetto agli altri file che lo circondano; (2) o sulla scritta che compone il suo nome;
  2. Fare click con il tasto destro del mouse – che mi mostrerà una lista di opzioni; in questa lista fare click con il tasto sinistro sulla voce Rinomina;
  3. Il nome del file apparirà così selezionato (cioè con uno sfondo BLU, e con testo bianco).
  4. Digitare sulla tastiera il nuovo nome che voglio conferire al file (posso partire con una lettera maiuscola premendo il tasto SHIFT e la lettera iniziale di mio interesse).
  5. Quando concludo la scrittura del nome, posso premere il tasto INVIO per confermare il nome che ho dato al file.
  6. Il file assumerà il nuovo nome e apparirà come gli altri (senza più il testo selezionato). Se io ora volessi aprirlo senza dover ricorrere al mouse, posso premere nuovamente il tasto INVIO della tastiera e attendere l’apertura del programma per poter iniziare a lavorare sui contenuti del file.

Metodo 2 per rinominare un file qualsiasi

  1. Posizionare il puntatore del mouse sul nome del file di nostro interesse (cioè sulla scritta che troviamo sotto l’icona);
  2. Clicca una volta con tasto sinistro sul nome (vedremo che l’intero file si contorna di blu o azzurro. Questo indica che lo abbiamo selezionato);
  3. Clicca un’altra volta con tasto sinistro sempre sullo stesso punto e ora il nome del file apparirà modificabile (cioè con uno sfondo BLU e con testo bianco).
  4. Digitare sulla tastiera il nuovo nome che voglio conferire al file (posso partire con una lettera maiuscola premendo il tasto SHIFT e la lettera iniziale di mio interesse).
  5. Quando concludo la scrittura del nome, posso premere il tasto INVIO per confermare il nome che ho dato al file.
  6. Il file assumerà il nuovo nome e apparirà come gli altri (senza più il testo selezionato). Se io ora volessi aprirlo senza dover ricorrere al mouse, posso premere nuovamente il tasto INVIO della tastiera e attendere l’apertura del programma per poter iniziare a lavorare sui contenuti del file.

Cos’è e come aprire un file ICS

Nella vita dell’azienda iperconnessa è ormai consuetudine dover pianificare e collaborare digitalmente con colleghi, clienti e fornitori le migliori date in cui ci si può incontrare (per riunioni, appuntamenti o presentazioni). E proprio parlando di appuntamenti e schedulazione degli impegni, potremmo incappare in file che ci vengono trasmessi via email, in formato .ics

L’.ICS è un formato file che viene usato e generato da vari programmi di calendarizzazione e posta elettronica, tra cui Microsoft Outlook, Google Calendar e Apple Calendar (qualche anno fa si chiamava iCal). I documenti .ics permettono all’utente di condividere informazioni sulla schedulazione di un appuntamento (quando, in che data e ora si terrà, ed eventuali informazioni aggiuntive).

Come si apre un file .ics?

  1. Ti basterà accedere a Google Calendar;
  2. accedere alla voce “Altri Calendari“.
  3. Nel menu a tendina che si aprirà, clicca sulla voce Importa Calendari
  4. Scegli e seleziona il file .ics da importare
  5. Avvia il caricamento del file per importare il calendario.
  6. Il gioco è fatto: il contenuto del calendario che hai appena importato sarà visualizzato e facilmente accessibile in Google Calendar 🙂

E se non hai Google Calendar, oppure vuoi consultare immediatamente il contenuto senza importarlo in alcuna applicazione, trovi di seguito le istruzioni per accedere ai contenuti:

Come aprire un file .ics senza importarlo in Google Calendar, oppure se non si è connessi a internet?
Qualsiasi file .ics viene scritto in testo semplice (tecnicamente si parla di Plain Text). Questo significa che può essere facilmente aperto e letto con qualsiasi applicazione che permette di scrivere-editare files in quel formato: sarà sufficiente aprire il file .ics con un classico Blocco Note di Windows, Notepad++ oppure con l’applicazione Gedit. Aprendo il documento, si potranno trovare facilmente voci attinenti all’orario di inizio e l’orario di fine incontro, la data, gli invitati o partecipanti e il dove si svolgerà l’evento.

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Scopriamo i comandi Copia, Taglia, Incolla, Annulla e Seleziona

Ci sono alcune operazioni di base che, quotidiana, potremmo dover effettuare con il computer. E tutte sono effettuabili agilmente e velocemente con l’ausilio della tastiera. Stiamo parlando delle funzioni:
(1) copia;
(2) taglia;
(3) incolla;
(4) annulla;
(5) seleziona.

Ognuna di queste può essere invocata con l’uso in contemporanea di due o più tasti. Se te lo stai chiedendo, perché sfruttare la tastiera, anziché usare solo il mouse? Perché risparmiamo moltissimo tempo.

Seleziona
Per selezionare una porzione consecutiva di testo con la tastiera, puoi posizionare il cursore all’inizio della parte che desideri selezionare e, tenendo premuto il tasto SHIFT (quello con la freccia rivolta verso l’alto – di solito lo trovi sopra il tasto CTRL), muoviti nella direzione che desideri con le frecce direzionali della tastiera.

Seleziona più elementi
Se vuoi selezionare più elementi, come ad esempio documenti e files sul desktop o all’interno di una cartella, cliccali uno a uno tenendo nel frattempo premuto il tasto CTRL.

Copia (copia duplicando)
Per copiare (cioè copiare per poter duplicare) una parte di testo, un’immagine o un file, inizia col selezionare ciò che intendi copiare. Quindi premi CTRL + C.

Taglia (copia eliminando)
Per tagliare (cioè copiarla ed eliminarla subito) una parte di testo, un elemento, un file o una figura, selezionala. Quindi premi i tasti CTRL + X

Incolla
Per incollare il contenuto che hai precedentemente copiato o tagliato, posiziona il cursore (servendoti di mouse o tastiera) nel punto in cui vuoi incollare il testo con un click del tasto sinistro; infine premi i tasti CTRL + V

Annulla l’ultima operazione eseguita
Se ti dovesse capitare di eliminare per sbaglio una porzione di testo che in realtà non volevi cancellare, non preoccuparti! Puoi annullare l’ultima operazione eseguita premendo contemporaneamente i tasti CTRL + Z

Ai miei corsi parlo di queste e molte altre funzioni (comode per la scrittura di documenti, sia una migliore esperienza di navigazione in internet). Se desideri, posso affiancarti nel conoscerne di più complesse ed articolate. Chiamami al +393471586624 oppure scrivimi un’email all’indirizzo david@davidberti.com

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PS. se non lo sapevi, molte di queste funzioni – anche di più avanzate – le trovi nel mio libro sulla Produttività Digitale. Non lasciartelo scappare!

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Vorrei aprire un Blog. Come e da dove posso iniziare?

APRIRE IL BLOG: UN BLOG GRATUITO VS UN BLOG A PAGAMENTO
Innanzitutto, il blog lo puoi aprire gratuitamente oppure pagando. Il blog gratuito ha tutti i pro della gratuità, della facilità di gestione della piattaforma adibita alla produzione dei contenuti e alla loro pubblicazione (questa piattaforma è un programma che ti permette di gestire il tuo spazio personale in più o meno totale autonomia, tecnicamente chiamato CMS, di cui ti parlo tra poco). Tra le varie piattaforme gratuite che ti permettono di aprire un blog ti segnalo WordPress.com e Blogger.com. Ve ne sono molte altre, che puoi trovare cercando su google i termini “piattaforme blog” oppure “aprire un blog”.

Il blog che apri gratuitamente avrà qualche limitazione dal punto di vista della tua visibilità e della facilità con cui sarà possibile trovarti tramite le ricerche Google. Lo stesso indirizzo con cui sarai raggiungibile potrebbe non apparire troppo professionale se il blog vuoi usarlo per lavorare (www.tuonome-tuocognome.it non è lo stesso di www.tuonome-tuocognome.wordpress.it). Oltre a questo aspetto di trovabilità, devi anche valutare quanto vuoi che il blog sia cucito su misura per te. Chiaramente non sarà così professionale ma, se le tue pretese sono il condividere i tuoi pensieri o pubblicare le tue fotografie per presentarle al pubblico per farti conoscere e muovere i primi passi nel mondo della fotografia, o magari abbozzare un curriculum vitae un pò più dinamico del classico “Europass” – che potrai così linkare alle aziende con cui entri in contatto – direi che un blog gratuito può esserti davvero utile; perlomeno finché stai partendo nel mondo di internet.

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Il blog che apri a pagamento potrà essere personalizzato in ogni suo aspetto, anche se la modalità di pubblicazione dei contenuti non cambierà in alcun modo. Aprendo il tuo blog acquistando un nome a dominio personale ti fa apparire molto professionale (ad esempio, con www.tuonome-tuocognome.it) e più facilmente trovabile in rete. Se vuoi aprire un blog per farti trovare – o per far trovare una tua attività, la tua casa vacanze, il tuo bed and breakfast, il tuo appartamento per le vacanze o una casa che ti piacerebbe poter affitare ai turisti, ecc – la soluzione a pagamento costerà qualcosina, ma avrai la certezza di poterti presentare nel migliore dei modi e di farti trovare con maggior facilità da chi ti cerca – o da chi ti potrebbe cercare. Se poi con al tua professione vuoi “metterci la faccia”, il blog resta sempre un ottimo espediente per poter conoscere nuovi clienti, presentare in anteprima dei prodotti o servizi o condividere con loro informazioni utili sul mercato e sul tuo settore (novità, nuove regole e normative, nonché nuove leggi e particolari avvisi attinenti alla tua area di lavoro, ecc).

GESTIRE CORRETTAMENTE UN BLOG E QUALE CMS – PIATTAFORMA SCEGLIERE
Il blog è un tassello importante della tua comunicazione sul web, perché ti pubblicare contenuti in completa autonomia e, tecnicamente, puoi gestirlo anche se non sei un genio del computer – essendo il blog basato su un programma (una piattaforma di pubblicazione) che gestisce in automatico i contenuti che proponi al mondo, che tecnicamente chiamiamo CMS, ovvero Content Management System. Il CMS è un programma che ti permette di configurare il blog in ogni suo aspetto – regolarne gli accessi per vari utenti, se ad esempio qualcuno ti affianca o ti aiuta nella pubblicazione dei contenuti, o se qualche persona più esperta di te “ti copre le spalle” con gli aspetti più “tecnici” della piattaforma.

WordPress è il CMS su cui personalmente ti consiglio di investire un pò di energie, almeno per partire. Ritaglia un pò di tempo per capire come funziona, conoscerlo in ciò che può offrirti e quali sono le potenzialità che può svolgere per te. Partendo dal presupposto che nessuno nasce imparato – neanche io che ti sto scrivendo questa piccola guida “introduttiva” all’apertura del tuo primo blog – premetto che il blog richiede molta attenzione, cura ma, soprattutto, costanza, dedizione e regolarità nell’aggiornamento.

RAGGIUNGERE I RISULTATI CON UN BLOG: COME, QUALI, QUANTI, QUANDO?
Un blog può darti risultati in tempi più o meno brevi. E no, non sto parlando di “diventare ricco con il blog in 7 giorni” oppure “apri un blog e smetti di lavorare per il resto della tua vita”. Il termine “Risultati” può voler dire tante cose: un contatto da una persona potenzialmente interessata ai tuoi servizi o prodotti, oppure una richiesta di preventivo, oppure alcuni commenti alle tue pubblicazioni o una richiesta di appuntamento per la tua attività. Personalmente non conosco alcuna ricetta magica per ottenere risultati STRABILIANTI dall’oggi al domani. L’unico consiglio che mi sento di darti è quello di valutare attentamente con una persona preparata la direzione verso cui ti vuoi muovere, quali sono i risultati che vuoi raggiungere con la tua attività online e, mettendoti in gioco, lavorando sodo sulla qualità dei contenuti che proponi e testando (e correggendo) vedrai che già una grossa parte del lavoro l’avrai fatta 🙂 Ricordati che il blog, come qualsiasi altro “prodotto” digitale, deve aiutarti nell’automatizzare qualcosa che, nella quotidianità, ti impegna molto molto tempo.

Per tutto il resto, considerami a tua disposizione se vuoi che sia io a darti maggiori indicazioni sul come puoi aprire un blog e come puoi iniziare ad inserire contenuti validi e ben curati, e in quali modi è più consigliabile procedere nella pubblicazione. Naturalmente posso affiancarti anche nell’apertura e nella gestione del tuo blog personale o aziendale, o aiutarti nelle scelte “strategiche” con cui riempirlo di contenuti utili e funzionali al raggiungimento dei tuoi obiettivi!

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Cosa è un Account Utente

Un account, in informatica, indica un insieme di funzionalità, strumenti e contenuti attribuiti ad un “nome utente” in determinati contesti operativi, non solo in siti web o per usufruire di determinati servizi su Internet ma anche per accedere alle più disparate applicazioni software.

Facciamo un esempio con un account di posta elettronica:
se voglio inviare un messaggio di posta elettronica, prima di tutto ho bisogno di un indirizzo di posta elettronica da cui inviare il mio messaggio; per questo, prima di inviare il messaggio, dovrò prima registrare un account presso un’azienda che mi eroga tale servizio, che può essere sia gratuito che a pagamento. Un esempio di servizio gratuito è la casella di posta elettronica offerta dall’azienda Google, denominata Gmail (cioè, dall’inglese “posta elettronica di Google). Per poter accedere a tale servizio dovrò – solo per la prima volta – registrarmi, inserendo alcuni miei dati come nome, cognome, data di nascita, lingua, ecc. In uno dei vari “campi” in cui vado a scrivere i miei dati troverò la voce username, che NON è il mio nome, ma il nome utente con cui voglio che il sistema, d’ora in avanti, mi riconosca. Sarà molto probabilmente l’indirizzo di posta elettronica a cui potrò essere raggiungibile da altre persone. In pratica, questo username, in seguito completerà quello che sarà il mio account di posta elettronica. Dopo aver inserito un nome utente o username, è la volta della parola chiave o password. La password è una parola segreta che non dovrò MAI comunicare a nessuno (e che tu stesso vedrai non appare MAI in chiaro, ma coperta da puntini o asterischi neri nella maggior parte dei casi). A cosa mi serve la password? ad assicurare il sistema di accesso alla posta elettronica che SONO IO a voler accedere nel mio account. Ti spiego questi dettagli perché username e password ti serviranno ogni volta che dovrai accedere al tuo account di posta elettronica personale. Tramite il mio accesso all’account – inserendo username e password nei campi che mi vengono richiesti nella pagina di login – mi sto facendo riconoscere come TITOLARE dell’account.

Login, Logout, entrare nell’account e uscire dall’account
Uso il termine LOGIN per intendere la procedura con cui inserisco username e password e mi faccio riconoscere dal sistema che mi ospita. Quando ho effettuato l’accesso nel mio account, dico che “mi sono loggato” oppure “ho effettuato il login”. Quando voglio uscire dal mio account di posta elettronica, perché ho finito di lavorarci in quel momento, posso “effettuare il logout” o posso dire di “uscire dall’account” cliccando sull’icona/simbolo corrispondente nell’interfaccia del programma di posta elettronica.

Quindi, a cosa serve un account?
Genericamente, un account mi rende riconoscibile agli “occhi” del computer o del servizio di cui voglio fruire. Posso paragonare l’account – cioè un set di credenziali che possono essere (1) nome utente / username; (2) password / parola chiave – ad un set di codici (credenziali) che mi permettono di farmi riconoscere da un qualsiasi sistema (che sia l’home banking casalingo, che sia la casella di posta elettronica o il mio account in un negozio online che mi permette di acquistare comodamente da casa).

Come salvare le credenziali – username e password – dei tuoi account personali, evitando di perderle!
Prima di salutarti, lasciami darti qualche consiglio aggiuntivo su come puoi salvare le tue credenziali se non sei ancora pratico di queste procedure, che padroneggerai man mano che acquisirai fluidità con la tua conoscenza del computer e quello che può fare per te. Ti suggerisco di scrivere sempre username e password su un foglio con CARTA E PENNA, così che le potrai facilmente ritrovare qualora non le ricordi. Questo perché (1) non dovrai mai smarrire questi dati, visto che ti servono per farti riconoscere dal portale in cui accedi; (2) e tienili sempre in un luogo sicuro, perché nessuno deve poter accedere al tuo account – salvo il tuo tecnico di fiducia o persone di cui ti puoi fidare ciecamente!